Stadt verbessert den Prozess zur Vernichtung von Steuerdossiers
Die städtische Steuerverwaltung stellt den Prozess zur Vernichtung von Steuerdossiers auf ein Shredder-Verfahren mit Sicherheitsbehältern um. Damit kann die Sicherheit vertraulicher Daten noch besser gewährleistet werden.
Die städtische Steuerverwaltung stellt per sofort das Verfahren zur Vernichtung von vertraulichen Steuerdossiers um. Dies hat das Finanzreferat entschieden.
Neu werden die Akten in Sicherheitsbehältern gesammelt und ohne Zugriffsmöglichkeit geshreddert. Die Befüllung der Sicherheitsbehälter erfolgt durch das Personal der städtischen Steuerverwaltung im Innern der geschlossenen Räumlichkeiten des Stadthauses, so dass zu keinem Zeitpunkt eine Zugriffsmöglichkeit für Dritte besteht. Die Behälter erlauben nach dem Einwurf keinen Zugriff mehr auf die Dokumente. Zur Vernichtung werden die Behälter beaufsichtigt zu einem mobilen Shredder-Fahrzeug geführt, wo der Behälter von einem automatischen Öffnungssystem direkt im Fahrzeug geöffnet wird. Dort werden die Akten im Shredder vernichtet. Ein Eingriff in den Vernichtungsvorgang ist nicht möglich. Der Vernichtungsvorgang wird lückenlos dokumentiert.
Das mobile Shredder-Verfahren hat den Vorteil, dass die Akten nie nach draussen gelangen und der Schutz gegen Zugriffe gewährleistet ist. Die Lösung ist zudem ökologisch sinnvoll, da die Papierballen recycelt werden. Das Verfahren verursacht Mehrkosten von ca. 2‘000 Franken pro Jahr.
Am Mittwoch, 4. Januar 2017, wurden die alten Steuerdossiers aus dem Jahre 2006 vernichtet, nachdem die 10-jährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen war. Dabei gelangte das bisherige Verfahren zur Anwendung, wobei die Dossiers in einer bewachten und verschliessbaren Mulde gesammelt, begleitet transportiert und beaufsichtigt in die Verbrennung geführt wurden. Das Beladen der überwachten Mulde fand am Mittwochvormittag von 8.15 Uhr bis 10.15 Uhr statt, die Verbrennung der Dossiers war um 11.40 Uhr abgeschlossen. In Medienberichten wurde die Wirksamkeit der Bewachung der Mulde infrage gestellt. Es ist der Stadt ein Anliegen, klar festzuhalten, dass keine Steuerdossiers in falsche Hände gelangt sind. Die Steuerdossiers wurden unter der ständigen Aufsicht eines Mitarbeiters der städtischen Steuerverwaltung transportiert und ohne Zwischenfälle der Verbrennung zugeführt.
Mit der Anpassung des Prozesses zur Vernichtung von vertraulichen Steuerdossiers werden mögliche Unsicherheiten im Verfahren künftig verhindert.
Ansprechpersonen:
Daniel Preisig, Finanzreferent
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E-Mail: daniel.preisig@stsh.ch
Gianni Dalla Vecchia, Bereichsleiter Einwohnerdienste
Telefon: +41 52 632 52 55
E-Mail: gianni.dallavecchia@stsh.ch
